 |
Il
Codice della Privacy,
per le misure di sicurezza inerenti il trattamento dei dati personali con
strumenti diversi da quelli elettronici, disciplina gli aspetti riguardanti :
- l'affidamento di atti e
documenti contenenti dati personali agli
incaricati e la custodia da parte di questi;
- la creazione e la gestione degli archivi nei quali riporre e custodire
atti e documenti contenenti dati personali.
Anche se nel non vi è più la disposizione, sarebbe ugualmente opportuno indicare
nella lettera di incarico che l'accesso ai dati personali deve avvenire solo ed
esclusivamente per adempiere ai compiti assegnati. Gli incaricati del
trattamento devono quindi prelevare dagli archivi i soli atti e documenti loro
affidati, che devono controllare e custodire durante l'intero ciclo necessario
per lo svolgimento delle operazioni di trattamento, per poi restituirle
all'archivio al termine dell'utilizzo. Il titolare del trattamento (o il
responsabile) deve indicare per iscritto quali siano gli archivi cui
l'incaricato può avere accesso.
Per quanto riguarda il controllo e la custodia da parte degli incaricati, la
prima prescrizione, di carattere generale, è che gli atti e i documenti
contenenti dati personali non siano lasciati senza controllo e a tempo
indefinito negli uffici. Fermo restando tale principio, per gli atti e i
documenti contenenti dati sensibili o giudiziari bisogna adoperarsi affinché
l'accesso a tali documenti sia vietato a persone prive di autorizzazione. E'
quindi necessario che l'incaricato venga dotato di cassetti con serratura nei
quali riporre i documenti contenenti dati sensibili o giudiziari prima di
assentarsi dal posto di lavoro, anche temporaneamente.
Il
nuovo Disciplinare Tecnico impone l'adozione di particolari misure di sicurezza
solo per gli atti contenenti dati sensibili e giudiziari, prevedendo che
gli archivi in cui sono custoditi siano controllati.
Per fare in modo che l'accesso agli archivi sia consentito ai soli soggetti
autorizzati, possono essere adottati alcuni accorgimenti, quali controllare
l'accesso con strumenti elettronici (come, ad esempio, le tessere
magnetiche) oppure incaricare alcune persone di vigilare gli archivi.
Per gli accessi
che avvengono dopo l'orario di chiusura, è obbligatorio identificare e
registrare le persone che accedono agli archivi, controllando l'accesso con
strumenti elettronici oppure affidando la chiave degli archivi, dopo la chiusura
degli uffici, al titolare (o al responsabile) del trattamento, o in alternativa
a dei soggetti espressamente incaricati per iscritto, i quali dovranno annotare
in un apposito registro i nominativi di chi ha richiesto di accedere agli
archivi dopo l'orario di chiusura.
|
